Marché conclu! Ce que vous devez savoir sur la communication de renseignements personnels ‎dans le contexte de transactions commerciales au Québec

Depuis l’adoption de la Loi 25 ayant réformé la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « Loi sur le privé ») en 2021, les entreprises au Québec ont des obligations accrues en matière de la protection des renseignements personnels qu’elles détiennent. Les exigences additionnelles créées par la Loi 25 et le fardeau qu’elles représentent pour les entreprises au Québec ont beaucoup attiré l’attention, plus particulièrement depuis l’entrée en vigueur de la majorité de ces changements en septembre 2023. La réforme de la Loi sur le privé a également introduit quelques mécanismes pratiques qui viennent alléger le fardeau relié à la conformité à certains égards. C’est le cas notamment d’une nouvelle exception à la règle du consentement en matière de transactions commerciales, exception que nous explorons dans le cadre de cet article.

En règle générale, les entreprises doivent demander et obtenir le consentement des personnes concernées avant de pouvoir divulguer leurs renseignements personnels à des tiers. Cette exigence peut poser problème pour les vérifications diligentes dans le cadre de transactions commerciales envisagées, puisqu’une grande quantité des renseignements devant être communiqués afin de permettre l’évaluation de la viabilité d’une telle transaction constituent des renseignements personnels protégés par la Loi sur le privé.

Avant l'adoption de la Loi 25, les parties qui n'avaient pas prévu la communication de renseignements personnelles dans le cadre d'une transaction commerciale et qui, par conséquent, n'avaient pas obtenu de consentement à cette fin au moment de la collecte de renseignements personnelles auprès des personnes concernées, se méfiaient, à bon droit, de communiquer ces renseignements à une partie intéressée pour les fins de vérifications diligentes dans le cadre d'une transaction commerciale. Cela posait des problèmes aux parties à des transactions commerciales qui dépendaient de la réception de ces informations afin de mener des activités de vérifications diligentes satisfaisantes au stade pré-transactionnel. L'adoption de l'exception des transactions commerciales à la règle du consentement est donc un ajout opportun à la législation québécoise en matière de protection de la vie privée..

Le nouvel article 18.4 de la Loi sur le privé permet désormais aux entreprises de communiquer des renseignements personnels dans ce contexte sans le consentement des personnes concernées. Cependant, pour ce faire, il faut que les conditions suivantes soient remplies :

• La communication est nécessaire aux fins de la conclusion de la transaction commerciale; et
• Les parties à la transaction concluent, avant toute communication de renseignements personnels, une entente de confidentialité par laquelle la partie recevant les renseignements personnels s’engage à :
  • N’utiliser les renseignements qu’aux fins de la conclusion de la transaction;
  • Ne pas communiquer les renseignements, à moins d’avoir le consentement des personnes concernées ou d’y être autorisée par la Loi sur le privé;
  • Prendre les mesures nécessaires pour maintenir la confidentialité des renseignements;
  • Détruire les renseignements si la transaction n’est pas conclue ou s’ils ne sont plus nécessaires aux fins de la conclusion de la transaction.

Un point important de la Loi sur le privé relativement aux transactions commerciales qui passe souvent inaperçu est l’obligation d’aviser les personnes concernées que la partie acquéresse de la transaction détient désormais leurs renseignements personnels une fois la transaction conclue. Cette obligation s’applique si cette partie désire continuer à utiliser les renseignements en question suite à la conclusion de la transaction (ce qui sera généralement le cas lors d’une vente d’entreprise). L’avis doit être fourni dans un « délai raisonnable » suivant la conclusion de la transaction. Les entreprises ont donc tout intérêt à tenir compte de cet élément lors de la planification de leurs transactions, afin de pouvoir continuer à utiliser les données dont elles disposent en toute légalité.

Il est à noter que la notion de « transaction commerciale » est définie largement dans la Loi sur le privé; cette exception à la règle du consentement s’applique donc non seulement à l’égard de fusions et d’acquisitions d’entreprises, mais également dans le cadre de financement d’entreprise ou de la création de sûretés.

L’exception québécoise des transactions commerciales s’aligne avec les exceptions qui existent actuellement dans d’autres juridictions canadiennes, tant au niveau fédéral qu’au niveau provincial.

Pour de plus amples informations, nous vous invitons à consulter notre équipe de professionnels en matière de vie privée et en droit transactionnel.