Add a bookmark to get started

Global Site
Africa
MoroccoEnglish
South AfricaEnglish
Asia Pacific
AustraliaEnglish
Hong Kong SAR ChinaEnglish简体中文
KoreaEnglish
New ZealandEnglish
SingaporeEnglish
ThailandEnglish
Europe
BelgiumEnglish
Czech RepublicEnglish
HungaryEnglish
IrelandEnglish
LuxembourgEnglish
NetherlandsEnglish
PolandEnglish
PortugalEnglish
RomaniaEnglish
Slovak RepublicEnglish
United KingdomEnglish
Middle East
BahrainEnglish
QatarEnglish
North America
Puerto RicoEnglish
United StatesEnglish
OtherForMigration

Legal Notices: Whistleblowing Privacy Notice

INFORMACJA O PRYWATNOŚCI

Prywatność użytkowników jest dla nas ważna. Niniejsza Informacja o ochronie prywatności określa sposób, w jaki traktujemy i przetwarzamy dane osobowe gromadzone w związku z naszymi procedurami zgłaszania nieprawidłowości i dochodzeniami ("Proces zgłaszania nieprawidłowości").

Niniejsza Informacja o ochronie prywatności ma na celu pomóc w podejmowaniu świadomych decyzji podczas korzystania z procesu zgłaszania nieprawidłowości, aby zrozumieć, w jaki sposób dane osobowe mogą być przetwarzane. Prosimy o poświęcenie chwili na jej przeczytanie i zrozumienie. Niniejsza Informacja o ochronie prywatności ma na celu zapewnienie jak największej spójności w całej naszej działalności i krajach, w których jesteśmy obecni. Możliwe jest jednak, że lokalne przepisy prawa w danym kraju będą określać pewne dodatkowe lub inne wymogi, które mogą mieć zastosowanie do użytkownika, w zależności od jego konkretnej sytuacji. W związku z tym należy również zapoznać się z wszelkimi informacjami dotyczącymi poszczególnych krajów, które są zawarte w załączniku do niniejszej Informacji o ochronie prywatności (w stosownych przypadkach).

1. Informacje o administratorze danych

DLA Piper UK LLP jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach procesu zgłaszania nieprawidłowości. Należy pamiętać, że w zależności od charakteru zgłoszenia, inne podmioty DLA Piper mogą być również administratorami danych odpowiedzialnymi za przetwarzanie danych. Więcej informacji na temat tych podmiotów można znaleźć na stronach www.dlapiper.com/practicingentities i https://www.dlapiper.com/en/europe/legalnoticespage/governance-service-entities/.

Safecall, dostawca usługi whistleblowingu, może w ograniczonych okolicznościach być również administratorem niektórych danych osobowych użytkownika.

2. Jakie dane osobowe przetwarzamy

W zakresie dozwolonym przez prawo proces zgłaszania nieprawidłowości może być wykorzystywany bez podawania danych osobowych. Użytkownik może jednak dobrowolnie ujawnić swoje dane osobowe, w szczególności informacje o swojej tożsamości i dane kontaktowe, np. imię i nazwisko, adres, kraj zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail oraz nazwę firmy, w której pracuje. W ramach zwykłego procesu zgłaszania nieprawidłowości nie gromadzimy żadnych danych szczególnej kategorii ani danych wrażliwych (takich jak rasa/pochodzenie etniczne, religia lub orientacja seksualna), jednak dane te mogą być również przetwarzane, jeśli zostaną dostarczone przez użytkownika. Prosimy o podawanie tego typu danych tylko wtedy, gdy są one niezbędne do zgłoszenia. Możemy również przetwarzać dane osobowe innych osób, które mogły zostać przekazane w ramach zgłoszenia. W zależności od charakteru zgłoszenia osoby te mogą mieć możliwość ustosunkowania się do niego. Nie ujawnimy tożsamości użytkownika, chyba że: jest to konieczne; użytkownik wyraził na to zgodę; lub jest to wymagane przez prawo.

Ponadto będziemy również wykorzystywać dane osobowe użytkownika do celów sprawozdawczych i statystycznych w sposób anonimowy.

3. Podstawa prawna przetwarzania danych

Przetwarzamy dane osobowe w celu zbadania zgłoszeń dokonanych za pośrednictwem Procesu zgłaszania nieprawidłowości oraz w celu wdrożenia wszelkich działań i środków zaradczych, które zostaną uznane za konieczne i odpowiednie w wyniku dochodzenia. Opieramy się na następujących podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, które mają zastosowanie w konkretnych okolicznościach:

  • Użytkownik wyraził zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych (art. 6 ust. 1 RODO). 6 (1));
  • Naszym prawnym obowiązkiem jest wykorzystywanie danych osobowych użytkownika w celu wypełnienia wszelkich nałożonych na nas zobowiązań prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). 6(1)(c)); i/lub
  • W naszym uzasadnionym interesie lub w uzasadnionym interesie strony trzeciej leży wykorzystanie danych osobowych w celu zbadania zgłoszeń o nieprawidłowościach (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). 6(1)(f)).

Podstawą prawną przetwarzania przez nas wszelkich danych wrażliwych, które użytkownik może nam udostępnić na swój temat, jest jego wyraźna zgoda (art. 9 ust. 2 RODO). 9 (2)).

4. Techniczne i organizacyjne środki ochrony danych osobowych użytkownika

Zobowiązujemy się do zapewnienia bezpieczeństwa przekazanych nam danych osobowych i wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony przetwarzanych przez nas danych osobowych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym dostępem lub wykorzystaniem.

5. Ujawnianie danych osobowych

W razie konieczności i stosownie do okoliczności konkretnego dochodzenia w sprawie zgłoszenia nieprawidłowości dane użytkownika zostaną ujawnione ograniczonej liczbie osób w firmie, które są upoważnione do zbadania zgłoszenia nieprawidłowości i wdrożenia wszelkich środków zaradczych. Mogą one również zostać ujawnione osobom związanym z dochodzeniem oraz innym podmiotom DLA Piper w razie potrzeby, zgodnie z ust. 1 powyżej.

W zależności od charakteru raportu możemy również być zmuszeni do udostępnienia danych użytkownika innym stronom trzecim, takim jak:

  • Nasi profesjonalni doradcy, tacy jak prawnicy i księgowi;
  • Organy rządowe lub regulacyjne; oraz
  • Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania zawodu lub inny odpowiedni ubezpieczyciel.

Ponadto dane użytkownika będą ujawniane niektórym stronom trzecim, którym zlecamy niektóre usługi, takie jak między innymi przetwarzanie dokumentów i usługi tłumaczeniowe, dostawcy systemów informatycznych i oprogramowania oraz dostawcy dokumentów i przechowywania, w szczególności Safecall, dostawca usługi whistleblowingu. Safecall wdrożył odpowiednie środki w celu zapewnienia odpowiedniej ochrony danych osobowych użytkowników.

W przypadku, gdy ujawnienie danych osobowych użytkownika jest wymagane zgodnie z obowiązkiem prawnym, powiadomimy go o tym w zakresie dozwolonym przez prawo.

6. Jak długo przechowujemy dane osobowe użytkowników

Będziemy przechowywać dane osobowe tak długo, jak będzie to konieczne do zbadania zgłoszenia. Możemy przechowywać niektóre dane w związku z dochodzeniem przez co najmniej 6 lat po zamknięciu zgłoszenia zgodnie z naszymi obowiązkami prawnymi i regulacyjnymi. Dane, które nie są już wymagane, zostaną usunięte i/lub zanonimizowane.

7. Przekazywanie danych osobowych użytkownika

W celu zbadania zgłoszenia możemy być zmuszeni do przekazania danych osobowych użytkownika do lokalizacji poza jurysdykcją, w której użytkownik je przekazał. Jeśli użytkownik ma siedzibę w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG), należy pamiętać, że w razie potrzeby przekażemy dane osobowe do krajów spoza EOG.

Wszystkie podmioty DLA Piper podpisały umowę o udostępnianiu danych, która opiera się na standardowych klauzulach umownych UE w celu zapewnienia zgodności z naszymi zobowiązaniami prawnymi i regulacyjnymi w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych, w tym posiadania zgodnej z prawem podstawy do przekazywania danych osobowych i wprowadzenia odpowiednich zabezpieczeń w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych.

8. Twoje prawa

Użytkownikowi przysługują następujące prawa w odniesieniu do przechowywanych przez nas jego danych osobowych:

  • Prawo dostępu

Na prośbę użytkownika potwierdzimy, czy przetwarzamy jego dane osobowe, a w razie potrzeby przekażemy kopię tych danych osobowych (wraz z pewnymi innymi szczegółami). Jeśli użytkownik zażąda dodatkowych kopii, może być konieczne naliczenie rozsądnej opłaty.

  • Prawo użytkownika do sprostowania

Jeśli przechowywane przez nas dane osobowe użytkownika są niedokładne lub niekompletne, użytkownik ma prawo zażądać ich sprostowania. Jeśli użytkownik jest uprawniony do sprostowania i jeśli udostępniliśmy jego dane osobowe innym osobom, poinformujemy je o sprostowaniu, jeśli będzie to możliwe. Jeśli użytkownik o to poprosi, o ile będzie to możliwe i zgodne z prawem, poinformujemy go również, komu udostępniliśmy jego dane osobowe, aby mógł skontaktować się z nimi bezpośrednio.

  • Prawo do usunięcia danych

Użytkownik może poprosić nas o usunięcie jego danych osobowych w pewnych okolicznościach, np. gdy nie są one już nam potrzebne lub gdy użytkownik wycofa swoją zgodę (w stosownych przypadkach). Jeśli użytkownik jest uprawniony do usunięcia danych i jeśli udostępniliśmy jego dane osobowe innym osobom, w miarę możliwości poinformujemy je o usunięciu danych. Jeśli użytkownik zwróci się do nas z taką prośbą, o ile będzie to możliwe i zgodne z prawem, poinformujemy go również, komu udostępniliśmy jego dane osobowe, aby mógł skontaktować się z nimi bezpośrednio.

  • Prawo użytkownika do ograniczenia przetwarzania

Użytkownik może poprosić nas o "zablokowanie" lub wstrzymanie przetwarzania jego danych osobowych w określonych okolicznościach, na przykład w przypadku zakwestionowania dokładności tych danych osobowych lub wyrażenia sprzeciwu wobec nas. Jeśli użytkownik jest uprawniony do ograniczenia i jeśli udostępniliśmy jego dane osobowe innym osobom, poinformujemy je o ograniczeniu, o ile będzie to dla nas możliwe. Na prośbę użytkownika, o ile jest to możliwe i zgodne z prawem, poinformujemy go również o tym, komu udostępniliśmy jego dane osobowe, aby użytkownik mógł skontaktować się z nimi bezpośrednio.

  • Prawo do przenoszenia danych

Użytkownik ma prawo, w pewnych okolicznościach, uzyskać dane osobowe, które nam przekazał (w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego) i ponownie wykorzystać je w innym miejscu lub poprosić nas o przekazanie ich wybranej przez siebie stronie trzeciej.

  • Prawo do sprzeciwu

Użytkownik może poprosić nas o zaprzestanie przetwarzania jego danych osobowych, a my to zrobimy, jeśli opieramy się na własnych lub cudzych uzasadnionych interesach w celu przetwarzania danych osobowych użytkownika, z wyjątkiem sytuacji, gdy możemy wykazać inne właściwe podstawy prawne przetwarzania.

  • Prawo do wycofania zgody

Jeśli podstawą prawną przetwarzania danych osobowych użytkownika jest jego zgoda, użytkownik ma prawo wycofać tę zgodę w dowolnym momencie.

Należy pamiętać, że niektóre z tych praw mogą być ograniczone w przypadku, gdy mamy nadrzędny interes lub prawny obowiązek dalszego przetwarzania danych lub gdy dane mogą być zwolnione z ujawnienia ze względu na tajemnicę zawodową lub zobowiązania do zachowania tajemnicy zawodowej.

Aby dochodzić któregokolwiek z powyższych praw, prosimy o kontakt pod adresem privacyteam@dlapiper.com.

Jeśli masz obawy dotyczące jakiegokolwiek aspektu naszych praktyk w zakresie prywatności, w tym sposobu, w jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe, możesz zgłosić to odpowiedniemu organowi nadzorczemu, w szczególności w kraju, w którym mieszkasz.

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych w ramach usługi whistleblowingu należy skontaktować się bezpośrednio z inspektorem ds. prywatności firmy, Mariette Kruger, DLA Piper UK LLP, Londyn lub z zespołem ds. prywatności firmy, privacyteam@dlapiper.com.

Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych w firmie można znaleźć w naszej Polityce prywatności.

 

POLSKA ZAŁĄCZNIK KRAJOWY

Dane osobowe przetwarzane przez nas w związku z Procesem Zgłaszania Nieprawidłowości będą przechowywane przez nas przez okres trzech lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym Proces Zgłaszania Nieprawidłowości (w tym, w stosownych przypadkach, wszelkie powiązane działania następcze) został zakończony, lub przez okres w inny sposób dozwolony lub wymagany przez obowiązujące przepisy prawa i regulacje. Na Twój wniosek i w przypadku stwierdzenia, że dane osobowe nie są istotne dla Procesu Zgłaszania Nieprawidłowości, dane te zostaną usunięte w ciągu czternastu dni od stwierdzenia ich nieistotności.

Nie ujawnimy Twojej tożsamości osobom, których dotyczy zgłoszenie nieprawidłowości, chyba że: (i) wyraźnie wyraził_ś zgodę na ujawnienie swojej tożsamości lub (ii) takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem w związku z dochodzeniami prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami sądowymi, w tym w celu ochrony prawa do obrony wyżej wymienionych osób.